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公告通知

關于做好2022年檔案移交工作的通知

2022-04-18 09:37   來源:湖南師范大學新聞網   作者:?檔案館   點擊:

各二級單位:

根據學校《檔案管理辦法》(校行發[2002]9號)等有關文件精神,現就2022年檔案移交工作通知如下:

一、歸檔制度

繼續貫徹實施教育部《高等學校檔案管理辦法》規定的“檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度”,由各二級單位立卷歸檔。

二、歸檔內容及期限

(一)2021年內形成的屬于歸檔范圍的各類文書綜合、教學學籍檔案等材料,于2022年5月底前向檔案館移交歸檔。

1、2021年在學校OA系統已辦結的具有憑證查考價值的公文(含重要校內簽呈及校外來文,由各擬稿或承辦部門歸檔)。

2、2021年形成的OA系統外紙質工作文件、材料等。

3、2021年形成的反映本單位重大事件的影像文件(注:可以光盤、磁盤等載體移交,也可直接在檔案系統中上傳移交電子文件)。

4、2021年度畢業各類型學生畢業學籍檔案(主要為成績單、畢業生花名冊、畢業生合影、研究生學位答辯材料等)。

5、2021年各類型學生新生入學學籍檔案(主要包括學生入學基本信息登記表、新生錄取花名冊、招生簡章、招生政策文件等)。

6、各部門獲省部級及以上的獎狀、獎牌、獎杯、證書、錦旗等以及與外單位公務交流中獲贈的具有保存價值的實物。

(二)2021年以前遺留的各類檔案材料,請務必在2022年6月20日前全部進行補充移交。

(三)2022年內生成的科技檔案。

1、科研、設備檔案在項目完成后2個月內歸檔。

2、基建檔案在項目完成后3個月內歸檔。

(四)會計專門檔案

按《會計檔案管理辦法》規定,會計檔案在會計年度終了后,由財務處保管一年,期滿后于次年5月底前歸檔。

三、歸檔要求

1、規范整理。根據學校有關檔案業務規范進行立卷整理,并將目錄錄入檔案館檔案管理系統。整理不規范、不完整的檔案不予接收。不屬于歸檔范圍的有關材料,作為備查材料由各單位自行保存。

2、集中移交。為了保證檔案材料的齊全完整和接收工作的有序進行,同類檔案整理好后集中一性次移交,原則上不接受多批次移交。

3、移交手續。兼職檔案員填寫《檔案材料歸檔交接單》,經本單位分管領導審核后加蓋單位公章,向檔案館移交。

四、日程安排

各單位檔案移交時間見通知附件。如需要上門指導,請提前預約,聯系電話:88872173(彭老師、趙老師)

五、歸檔督查

對逾期不移交檔案的單位,檔案館將向其發放《催檔函》,并將相關情況上報學校。

附件1:2022年湖南師范大學各立卷單位檔案移交時間表

附件2:檔案材料歸檔交接單

檔案館

2022年4月18日

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